Как организовать обсуждение на стратегическом совещании?

Если вы хотите, чтобы поставленные цели стратегического совещания, которые мы обсуждали в ролике «Зачем проводить стратегическое совещание?» были достигнуты, необходимо особое внимание уделить процедурам обсуждения. Если просто сказать, ну, давайте обсудим нашу стратегию, то успеха вы не добьетесь. Вы можете получить совершенно разнообразные предложения, которые согласовать между собой не получится. Или, наоборот, сотрудники впадут в ступор и вообще не будут знать, о чем говорить. Поэтому и необходим четкий сценарий, в котором ведущий последовательно и в определённой логике, которую мы обсуждали в прошлый раз, задает вопросы и организует процесс обсуждения. Таким образом, организация обсуждения предполагает 1. Наличие ведущего обсуждение 2. Вопросы для обсуждения (содержательный аспект совещания) 3. Процедуры обсуждения (используемый формат) Про содержательный аспект мы уже говорили, сегодня сосредоточимся на формате обсуждения. Для стратегических совещаний подходят следующие форматы групповых дискуссий: - индивидуальная работа - работа в парах - работа в малых группах - дискуссия в общей группе - игры, разогревы Индивидуальная работа используется, когда необходимо выявить личное мнение каждого, например, при заполнении нашего опросника или для описания индивидуального видения будущего организации. Работа в парах подходит, когда необходимо глубокое обсуждение вопроса, при этом каждый присутствующий одинаково компетентен в обсуждаемой теме. Например, в парах можно обсудить цели организации, их КПЭ и способы учета в системе мотивации. Либо причины конфликтов в коллективе. Работа с малых группах подойдет для обсуждения почти любого вопроса. Однако, важно обратить внимание на то, чтобы группа была сформирована так, чтобы она могла справиться с задачей. После деления на группы, каждой группе можно давать на обсуждение один и тот же вопрос. И тогда будет возможность сравнить разные взгляды. Либо же можно предлагать обсуждать разные темы разным группам и тогда за одно время можно собрать больше мнений. Если по какому-то вопросу важно зафиксировать мнения, то нужно, чтобы малая группа записывала результат своего обсуждения на лист флипчарта, чтобы потом его можно было использовать для доклада и последующих дискуссий. После любой из форм работы, когда группа работает не вся вместе, важно предусматривать обмен наработками, доклады. Важно, чтобы после каждой части работы была возможность создать единое информационное поле, послушать всем вместе все наработки (и индивидуальные, и парные, и групповые). В завершении такого общего обсуждения ведущий подводит итоги и фиксирует на листе флипчата основные мысли. В целом работа со сценарием стратегического совещания носит итерационный характер. Сначала определяется возможное время совещания, предположим 4 часа. Далее, формулируется несколько наиболее важных вопросов по содержанию, которые можно успеть обсудить за это время. Для 4 часов например, глубоко можно обсудить не более 4-5 вопросов. Далее подбирается формы обсуждения. И проверяется время. При необходимости, либо сокращаются темы, либо меняется форма обсуждения. Если вы проводите мероприятие впервые, нужно планировать его так, чтобы частью обсуждения можно было пожертвовать, если у вас не хватит времени. Рассчитать время обсуждения правильно с первого раза – задача практически нерешаемая. Но даже и опытные ведущие, планируя время процедур учитывают то, что дискуссия может затянуться, либо наоборот вопрос будет обсужден быстрее.